في البنوك والمؤسسات الكبيرة، يتوزع الأرشيف الورقي على آلاف الصناديق في أكثر من مستودع. ومع الاعتماد على الجداول والسجلات اليدوية يصعب معرفة مكان صندوق بعينه، وتتأخر الصناديق المُعارة دون متابعة، وتبقى صناديق تجاوزت مدة احتفاظها أو تُتلف دون اعتماد واضح — وهي نقاط يتوقف عندها أي تدقيق.
ITACDwm يربط كل صندوق وملف بباركود وموقع محدد (مستودع ← مستوى ← رف)، ويسجّل كل حركة باسم المستخدم ووقتها، ويشترط اعتماد مستخدم ثانٍ للعمليات الحساسة مثل الحذف والإتلاف وإنشاء المستخدمين.
فرق الأرشيف والحوكمة في البنوك والمؤسسات الكبيرة
للبنوك والمؤسسات الكبيرة التي تدير أرشيفًا ورقيًا في مستودعات مخصصة. تستخدمه فرق الأرشيف والمستودعات لتتبّع الصناديق والملفات، وتتابع فرق التقنية وأمن المعلومات والامتثال صلاحيات الوصول وسجل العمليات.
مديرو تقنية المعلومات: نظام يعمل على SQL Server داخل بنيتكم (On-Premise)، يتكامل مع Active Directory، ولا يحتفظ ببيانات الاتصال بقاعدة البيانات داخل ملفات الإعداد.
مسؤولو أمن المعلومات والامتثال: فصل كامل بين مُدخل الطلب ومعتمِده، وسجل دخول وتدقيق لا يمكن تجاوزه من التطبيق.
مديرو الأرشيف والسجلات: رؤية فورية لمحتوى المستودعات والطاقة الاستيعابية للرفوف والصناديق المعارة والمنتهية مدة احتفاظها.
فرق المستودعات: استلام ونقل وجرد بالباركود، مع جمع البيانات ميدانياً على التابلت.
الميزات الرئيسية
دورة حياة الصندوق كاملة
استلام صندوق جديد وتسجيل ملفاته ومالكه وتصنيفه.
نقل داخلي بين الرفوف مع التحقق من السعة المتاحة للرف قبل النقل.
نقل خارجي بين المستودعات بخطوتي إصدار واستلام.
إعارة الصناديق للإدارات بتاريخ إرجاع مستحق، واستعادتها ومتابعة المتأخر منها.
تحديث حالة الصناديق، والإتلاف بتحديد المستخدم المعتمِد للإتلاف.
حذف الصناديق على مرحلتين: طلب حذف ثم تأكيد من شاشة اعتماد مستقلة.
مصفوفة المحفوظات لتنظيم الصناديق حسب الصنف والسنة.
استعلام فوري عن الصناديق التي تجاوزت مدة الاحتفاظ، أو حسب تاريخ محدد، تمهيداً لقرار الإتلاف.
الأمن والحوكمة
تكامل مع Active Directory: دخول تلقائي بحساب ويندوز (SSO) و/أو اسم المستخدم وكلمة سر النطاق، مع دعم الاتصال المشفر LDAPS وحصر البحث في وحدة تنظيمية (OU).
ربط مجموعات النظام بمجموعات AD: يُتحقق عند الاعتماد من وجود الحساب على النطاق، وأنه فعّال، وأنه عضو في مجموعة AD المرتبطة بكل صلاحية يُمنح إياها.
Maker-Checker لإدارة المستخدمين: إنشاء المستخدم أو تعديل مجموعاته ومستودعاته وحالته لا يُطبَّق إلا بعد اعتماد مستخدم آخر، ولا يستطيع مُدخل الطلب اعتماد طلبه. القاعدة مفروضة على مستوى قاعدة البيانات، لا الواجهة فقط.
حماية الحسابات: حظر الحساب بعد محاولات دخول خاطئة، وصلاحيات لكل شاشة حسب مجموعة المستخدم.
حساب طوارئ محمي: حساب محلي واحد للوصول عند تعذّر الاتصال بالنطاق، لا يمكن حذفه أو إيقافه، وتُسجّل كل محاولات الدخول به.
سجل تدقيق: تسجيل محاولات الدخول، وأي تغيير على إعدادات الأمان مع المستخدم والجهاز والوقت.
الاستعلامات والتقارير
تتبّع الصندوق وحركاته، محتويات الرف، محتوى المستودع من صناديق وملفات، والاستعلام عن ملف بعينه.
استعلامات الصناديق المعارة، حالة الطلبات، الطاقة الاستيعابية للرفوف، وحركات المستخدمين.
تقارير جاهزة بالعربية والإنجليزية: الحركات اليومية، حركات المستخدمين، الإتلاف، الصناديق حسب المالك، حسب نوع المصفوفة، وحالة أرصدة المستودعات — مع تصدير إلى Excel.
البنية التقنية
قاعدة بيانات Microsoft SQL Server 2014 أو أحدث، داخل بنيتكم التحتية.
بيانات الاتصال بقاعدة البيانات تُقرأ من متغيرات بيئة الخادم بدلاً من ملفات الإعداد.
واجهة ثنائية اللغة عربي/إنجليزي بدعم كامل للاتجاه من اليمين لليسار.
نسخ احتياطي لقاعدة البيانات من داخل النظام.
الأثر التشغيلي
حوكمة ترافق الوثيقة طوال دورة حياتها.
01
دخول مرتبط بهوية المؤسسة
يدعم الدخول التلقائي بحساب ويندوز (SSO) أو بكلمة سر النطاق، مع LDAPS اختيارياً. ويختبر النظام الاتصال بالنطاق قبل حفظ الإعدادات حتى لا يُمنع المستخدمون من الدخول. وإذا لم يُفعّل الربط، يعمل الدخول بكلمات سر محلية مع حظر الحساب بعد المحاولات الخاطئة.
02
اعتماد مستقل لكل تغيير في الصلاحيات
إنشاء المستخدمين وتعديل صلاحياتهم يمر بآلية Maker-Checker: طلب من مستخدم، واعتماد أو رفض مُسبّب من مستخدم آخر، مع عرض القيمة القديمة والجديدة لكل تغيير. والقاعدة مفروضة داخل قاعدة البيانات، فلا يمكن تجاوزها بالتعديل المباشر من التطبيق.
03
بيانات الأرشيف داخل بنيتكم
يُنصَّب داخل بنيتكم (On-Premise) على SQL Server 2014 أو أحدث، فتبقى بيانات الأرشيف على خوادمكم بالكامل.
04
احتفاظ محدد وإتلاف موثّق
لكل صنف محفوظات مدة احتفاظ، ويعرض النظام الصناديق التي تجاوزتها أو التي ستتجاوزها حتى تاريخ معين. ويُنفَّذ الإتلاف بتحديد المستخدم المعتمِد، ويظهر في تقرير إتلاف الصناديق.
دعم عملائنا
شراكتنا تستمر بعد التشغيل.
نرافق فريقك بكفالة مجانية قد تصل إلى عام، ودعم فني يستجيب حسب الأولوية، مع بوابة تتيح لك متابعة طلبك من تسجيله حتى إغلاقه.
شركة أتمتة وتقنية المعلومات